Entreprise agile et collaborative : tendances et actualités
19 mars 2014

La réunion, unité de production 100 % humaine

Les bonnes pratiques permettant d’améliorer l’efficacité des réunions sont bien documentées mais pour autant notre rapport à la réunion reste ambivalent. Le coût global passé en réunion étant considérable à l'échelle de l'entreprise, que faire pour améliorer la productivité et la valeur ajoutée des réunions ? Voici une piste de réflexion.

Concernant l’efficacité des réunions, le retour d’expérience est là et les bonnes pratiques sont bien documentées. Et pourtant, notre rapport à la réunion, sous toutes ses formes (ateliers, comités, points hebdo / mensuels, réunions d’équipe, pauses café, réunions plateaux repas, Conf call / visio, COPRO et COPIL…), reste ambivalent :

- Les collaborateurs ont l’impression de perdre du temps et de l’énergie mais peuvent ressentir un ralentissement de l’activité lorsque leur nombre diminue,

- Le management prend des mesures pour limiter certains excès (exemple : réunions tardives) tout en ayant conscience que pour s’adapter au marché et innover l’entreprise doit mobiliser davantage ses forces vives.

Sachant qu’un cadre passe au minimum un tiers de son temps en réunion, le coût global des réunions (temps passé en réunion, temps non passé à traiter les dossiers) à l’échelle d’une entreprise est considérable.

Que faire alors pour améliorer la productivité et la valeur ajoutée des réunions ?

Introduisons un concept permettant peut être de valoriser la réunion dans deux dimensions essentielles:

  1. Une contribution humaine et immatérielle à la réussite des projets d’entreprise
  2. Un véritable processus de production d’idées, de documents, de décisions et d’arbitrages etc …

Ce concept est celui de la « réunion, unité de production 100 % humaine »:

la reunion, process de production d'idees et de decisions

Le chef de l’unité de production étant l’organisateur de la réunion, il a un rôle crucial dans la réussite de la réunion qui se joue dans la préparation de la réunion (INPUT), dans l’animation (PROCESS/activité) et dans la livraison des livrables (OUTPUT).

Cette approche « process » permet par exemple de :

  • Mesurer l’efficacité des réunions (indicateurs),
  • Mettre en place une démarche d’amélioration continue,
  • Piloter le temps passé en réunion.

Comme toute approche processus, il y a le risque de déshumaniser des activités qui se font naturellement; ce risque est à prendre au sérieux car pour innover, les équipes ont besoin d’autonomie. Question de dosage.

Cette approche « process » de la réunion vous semble-t-elle utile pour les organisateurs ? Et pour les managers ? Qu'en pensez-vous ?

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